「簡潔に話す」ための六つのポイント

（1）依頼事項を最初に簡潔に話す
（2）相手が知っていることとの比較や比喩表現を使い、簡潔に話す
（3）納得できる理由を簡潔に話す
（4）原因や本質を簡潔に話す
（5）スケジュールを簡潔に話す
（6）自信をもって簡潔に話す（弱々しく話さない）

（1）依頼事項を最初に簡潔に話す

　チェックリストの1.「何の話？」「報告？ 相談？ 連絡？」「私はどうすればいいの？」「俺がやることあるの？」に対応するポイントである。

　自分はいったい何をすればいいのか、何が望まれているのかを知りたい。あなたの話を聞く相手はまず、こう思うのが普通だろう。

　説明する際は冒頭で「報告したいのですが」「意見収集のためです」「ご決断いただきたいのですが」といった具合に、相手にやってほしいことを明確にしておくとよい。筆者の組織では実際、このようなルールを定めている。

（2）相手が知っていることとの比較や比喩表現を使い、簡潔に話す

　チェックリストの2.「簡単に言うと、どういうことなの？」「分かるように説明してくれない？」に対応するポイントである。

　専門的な内容を説明する際に、新しい概念で理解するのが難しかったりすると、説明がつい冗長になってしまう。この場合は、相手の知っていることに置き換えるとよい。

　以前のIT関連の動向には通じているが最近の事情にはやや疎い人に、「クラウドコンピューティングとは何か」を説明するとする。そうした場合は、ホスティングやハウジング、ASP（アプリケーション・サービス・プロバイダー）といった既存の概念と比較して説明すれば、相手は理解しやすくなる。

（3）納得できる理由を簡潔に話す

　チェックリストの3.「それはなぜ？」「どうしてそうなるの？」に対応するポイントである。こう聞かれるのは、相手がその理由を理解できていないからだ。相手に説明するときは、「なぜそうなのか」を相手に納得してもらえる内容を盛り込む必要がある。

　クラウドコンピューティングについて話すのであれば、「なぜ必要なのか、普及が進んでいるのか」の理由を盛り込む必要がある。クラウドなら機器更改の手間を低減できる、保守要員を手配しなくて済む、運用手順を考えなくていいなどが挙げられる。筆者の組織でも、理由に関する説明が甘い場合、再説明することとしている。

（4）原因や本質を簡潔に話す

　チェックリストの6.「何が原因なの？」「どこが問題なの？」に対応するポイントである。原因や本質をきちんと探究していないために、相手に納得してもらえる説明ができていないと、こうした質問を受けることになる。

　この場合は原因や本質とその理由をズバリ、ひと言で説明する必要がある。それを可能にするには当然、原因や本質をあらかじめ十分に理解しておかなければならない。

（5）スケジュールを簡潔に話す

　チェックリストの7. 「いつまでにやるの？」「スケジュール感をどう考えている？」に対応するポイントである。

　上長は、部下やチームメンバーの仕事を管理する立場にある。担当者が思っている以上に、スケジュールを重視するケースが多い。それで仕事がうまく進んでいるか、何か問題があるかを見ているのである。

　このため、スケジュール感をあらかじめ簡潔に説明しておかないと、ダメだしを受けることになる。筆者の組織でも、スケジュールを示さない人は、本気でこの仕事に取り組んでいないと評価される。

（6）自信をもって簡潔に話す

　チェックリストの9.「これでうまくいくの？」「それで大丈夫？」に対応するポイントである。説明者の説明が弱々しかったり、自信がなさそうだったりするときに、こうした質問が出てくる。

　この場合はくどくど説明するよりも、「○○だから大丈夫です」「他の会社で事例があります」といった具合に気持ちを込めて言い切ることが大切だ。そうすれば相手は安心感を持つようになる。